Adresowanie kopert – podstawowe zasady, które powinieneś znać

Adresowanie kopert może sprawiać niemałą trudność. Zwłaszcza dziś, kiedy coraz częściej odchodzi się od tradycyjnej korespondencji na rzecz tej elektronicznej. Nie ma w tym nic dziwnego, że społeczeństwo rezygnuje ze starych sposobów, ponieważ wysłanie klasycznego e-maila lub porozumiewanie się przez wiadomości sms to znacznie szybsza forma komunikacji, niż tradycyjny list. Zdarzają się jednak sytuacje, w których po prostu wypada wysłać ten papierowy list. Żeby to zrobić, należy znać podstawowe zasady adresowania listów, aby mieć pewność, że dotrą one do właściwego adresata.

Adresowanie kopert – podstawowe zasady, które powinieneś znać

Adresowanie kopert – jak wygląda prawidłowy układ kopert?

Prawidłowe adresowanie kopert uwzględnia przede wszystkim układ koperty i informacje, jakie się na niej znajdą. Każdy element składający się na dane adresowe ma swoje określone miejsce na kopercie. Dane odbiorcy powinny znajdować się dokładnie w miejscu ustalonym zgodnie z odgórnym schematem.

Pamiętaj, że rozmieszczenie danych nie może być losowe. Dlatego, zanim rozpoczniesz podpisywanie kopert, koniecznie zapoznaj się z prawidłowym układem adresacji. Poprawne adresowanie listów jest bardzo ważne, ponieważ w najgorszym wypadku Twój list może nigdy nie dotrzeć do adresata.

Przykładowy układ danych – adresowanie kopert

Koperta na listy dzieli się na 5 części adresowych:

  • lewy, górny róg – to pole nadawcy, w którym powinny znaleźć się Twoje dane adresowe,
  • prawy, dolny róg – jest miejscem na informacje o adresie zamieszkania adresata (osoby, do której ma dotrzeć list),
  • prawy, górny róg – został przeznaczony do umieszczenia w nim kodu umowy, w tym miejscu zwykle znajduje się znaczek pocztowy,
  • lewy, dolny róg – to pole informacyjne, wypełniane przez pracownika urzędu pocztowego, u dołu i na prawym boku koperty znajduje się blisko 2 centymetrowy pasek pustego miejsca tzw. strefa kodowa, którą również zapełnia urzędnik poczty.

Kopertowanie listów – jak prawidłowo zapisać adres?

Kluczem do opanowania sztuki adresowania kopert jest poprawne wpisanie adresów nadawcy i odbiorcy. Uważaj, aby podczas podpisywania kopert nie pominąć żadnego elementu. Dokładnie zapisane dane adresowe to podstawa. Właściwe podpisywanie kopert jest ważne z tego względu, że na świecie znajdują się różne miejscowości o tej samej nazwie, mimo iż mogą być położone bardzo daleko od siebie.

W takim razie, jak adresujemy kopertę i co powinno się na niej znaleźć? Przede wszystkim zamieść na niej imię i nazwisko nadawcy i odbiorcy. Ponadto, zapisz dokładne adresy obydwu stron, składające się z: nazwy ulicy i numeru budynku zamieszkania, kodu pocztowego i nazwy miejscowości oraz (w przypadku przesyłki adresowanej za granicę) kraj przeznaczenia. Informacje zapisuj od góry do dołu, w podanej powyżej kolejności.

Dbaj o to, aby koperta prezentowała się estetycznie

Zasady kulturalnej korespondencji – jak adresujemy kopertę?

Kolejnym krokiem do prawidłowego podpisywania kopert jest poznanie podstawowych zasad korespondencji. Większość z nich wynika po prostu z kultury osobistej i dobrych manier. Wysyłając korespondencję, na pierwszym miejscu należy postawić szacunek do odbiorcy. Możesz to zrobić między innymi poprzez zastosowanie zwrotów grzecznościowych, takich jak: “Szanowny Pan/ Pani/ Państwo”. Zwroty grzecznościowe należy koniecznie zapisywać wielką literą. Ponadto, niezależnie od przeznaczenia korespondencji, podczas odręcznego adresowania kopert ręcznie, staraj się pisać starannie i wyraźnie.

Również odmiana nazwisk adresowych wymaga pewnych zasad. Chociaż kwestia ta nie wpływa na adresowanie kopert do pojedynczych osób, stanowi trudność w momencie, gdy adresatem jest więcej, niż jedna osoba. Na przykład podczas adresowania listów wysyłanych do całej rodziny. Większość osób zapomina o tym, że odmiana nazwisk jest w języku polskim obowiązkowa, a jej brak jest zwyczajnie błędem. Zatem, na kopercie należy napisać zawsze, bez wyjątku: Państwo Nowakowie – a nie Nowak, Wójcikowie – a nie Wójcik, czy Kowalscy – a nie Kowalski i Kowalska.

A co w przypadku korespondencji oficjalnej? Adresowanie kopert zawierających listy oficjalne odbywa się analogicznie do adresowania korespondencji prywatnej. Różni się jedynie tym, że przy imieniu i nazwisku odbiorcy powinna znaleźć się również nazwa firmy. W niektórych przypadkach, w korespondencji oficjalnej warto umieścić na kopercie również numer referencyjny sprawy. Takie rozwiązanie może pomóc w dotarciu listu do jego adresata. Dodatkowo znacznie skraca to drogę przesyłki i zapobiega jej otwarciu przez nieodpowiednie osoby.

Polecane Produkty
Polecane Usługi
Najnowsze wpisy na blogu